La facilitación es la habilidad necesaria para el éxito, pero a menudo es pasada por alto 

La Facilitación es el conjunto de habilidades, técnicas y herramientas para crear las condiciones que permitan un desarrollo satisfactorio de los procesos grupales y personales; tanto en la consecución de sus objetivos y realización de su visión, como en la creación de un entorno donde reine la confianza y una comunicación fluida, empática y honesta.

El conocimiento de la teoría, los principios, las herramientas y la experiencia de KAIZEN™ y Lean en la implementación son, por supuesto, muy importantes para liderar eventos exitosos de KAIZEN™ que generen resultados reales. Sin embargo, igualmente importantes son las habilidades de facilitación de la persona que dirige y lidera el evento y el equipo.

Liderar un evento KAIZEN™, ya sea para mapeo de flujo de valor, 5S, resolución de problemas, etc. A menudo es dirigido por un individuo que tiene el conocimiento o la experiencia requerida en Lean o en la filosofía KAIZEN™. Generalmente, es esta misma persona la que tendrá una gran influencia en el éxito del evento KAIZEN™, y si los principios de KAIZEN™ se afianzan y se sustentan en la organización.

El líder del evento KAIZEN™ es generalmente el líder del proyecto. Esto no es necesariamente algo bueno, especialmente si la persona no tiene las habilidades de liderazgo y facilitación requeridas, pero aun así asume las responsabilidades requeridas que se enumeran a continuación.

Las habilidades de facilitación de un líder KAIZEN™ a menudo se pasan por alto, pero realmente son clave para el éxito de los eventos KAIZEN™. De hecho, las habilidades de facilitación deberían ser necesarias para dirigir un evento KAIZEN™ y deberían desarrollarse, perfeccionarse, mantenerse y evaluarse como cualquier otra habilidad. Las empresas no deben permitir que ningún individuo dirija y lidere los eventos KAIZEN™, ya sea como un recurso interno o externo, sin asegurarse de que la persona cumpla con estas habilidades.

¿Qué tal un poco de ironía aquí? La palabra "facilitar" significa "hacer fácil o más fácil". Esto resulta irónico porque el propósito de un evento KAIZEN™ es facilitar el trabajo de los trabajadores (quienes agregan valor). El trabajo de un líder de eventos KAIZEN™ como facilitador, por lo tanto, es facilitar el trabajo del equipo al determinar qué trabajo sin valor agregado debe eliminarse, qué trabajo con valor agregado debe ser más fácil de hacer y cómo hacerlo. Es posible que desee volver a leer esa oración si no tiene sentido la primera vez (o tal vez necesite reescribirla por décima vez).

Si ha aceptado la idea de que las habilidades de facilitación son tan importantes como el conocimiento y la experiencia de KAIZEN™ y Lean, ya sea a través de su propia experiencia o de lo que ha leído ahora, ¿cuáles son las cualidades de los grandes facilitadores y cuáles son sus responsabilidades durante un evento?

Habilidades de facilitador de eventos KAIZEN™

1. Planificación

El facilitador debe garantizar los resultados adecuados de una(s) sesión(es) de planificación: que el alcance del evento KAIZEN™ esté completamente definido, incluida la asignación de tiempo, los recursos, la logística, los materiales, etc.

2. Balance

El facilitador debe ser capaz de equilibrar el evento con todos los detalles. Debe ser capaz de equilibrar los objetivos estratégicos de la empresa y los objetivos del equipo durante el evento con los detalles que los miembros del equipo deben tener en cuenta al momento de abordar acciones específicas relacionadas con la gestión e implementación del proyecto. Los miembros del equipo pueden tender a sumergirse en los detalles, alejándose del objetivo general, y aunque esto es importante, demasiados detalles durante el evento pueden no estar justificados. El facilitador necesita equilibrar cómo el equipo distribuye su tiempo.

3. Tomar la iniciativa

El facilitador debe asegurarse de que se tomen medidas y acciones y que se obtengan los recursos necesarios para y durante el evento. ¡No debe tener miedo de pedir nada!

4. Compromiso

El facilitador debe dirigir la sala durante todo el evento, especialmente en el primer día, y debe asegurarse de que esté claro que posee el rol de líder y facilitador. El facilitador debe ser atractivo, interesante, dinámico, enérgico y motivador. Los miembros del equipo deben saber que esta es la persona a la que dirigirán sus preguntas durante el evento KAIZEN™.

5. Flexible

Cada evento tiene su propio conjunto único de desafíos; El facilitador debe ser capaz de ajustar el curso siempre y cuando se apegue a los principios de KAIZEN™ y se centre constantemente en avanzar hacia el logro de los objetivos de la empresa. Como Thomas Jefferson dijo una vez: “En materia de estilo, nada con la corriente; en cuestiones de principios, párate como una roca."

6. Decisivo

El facilitador debe reunir los hechos y las opiniones sobre los problemas encontrados, tal vez registrarlos para que todos puedan verlos y tomar una decisión o asegurarse sobre el enfoque en que el equipo toma una decisión.

7. Puntual

Comience a tiempo, termine a tiempo y continúe después de los descansos exactamente como se indicó. No tenga miedo de reanudar después de un descanso a una hora extraña (por ejemplo, 10:13), y siempre registre la hora de inicio en una pizarra. Esto proporciona más enfoque. Haga que el equipo se comprometa a los tiempos de inicio y finalización, y responsabilícelos.

8. Independiente

Idealmente, el facilitador no tiene conocimientos o nociones preconcebidas sobre cuáles son los objetivos, problemas, causas fundamentales y contramedidas.

9. Preguntas tontas

El facilitador debe ser experto y competente para hacer preguntas tontas. Nunca debe tener miedo de hacer preguntas tontas. Debe hacer preguntas que puedan considerarse tabú u obvias. Debe actuar como si estuviera divorciado de la empresa. Las preguntas deben ser audaces, especialmente con respecto a la posibilidad de eliminar cualquier tipo de desperdicio. Cuando alguien dice que esta es una regla, un estándar o una política, asegúrese de que el equipo vea la regla, el estándar o la política. A menudo, la organización sigue una interpretación de una regla, estándar o política y no sigue la realidad.

Responsabilidades del facilitador de eventos KAIZEN™

• Informa a todos los participantes de la relación entre lo que el equipo logrará durante el evento y los objetivos estratégicos de la organización.

• Establece expectativas al principio y restablece las expectativas durante todo el evento; informa a los miembros del equipo que habrá mucho que hacer, según lo determinado durante el evento KAIZEN™, y que todos deberían estar trabajando en estas acciones.

• Asegura que todas las acciones sean priorizadas y re priorizadas, cuando sea necesario.

• Asegura que el equipo proporcione actualizaciones del avance hacia las expectativas al menos una vez al día. Asegura que todo esté documentado en un formato visible (por ejemplo, A3).

• Cambia el curso de las acciones que se completarán durante el evento para alcanzar las expectativas, si es necesario.

• Asegura la visibilidad de todo el progreso de los pasos del proyecto (todos necesitan ver el progreso, las expectativas, las acciones completadas, las acciones por completar, los análisis y los datos recolectados durante cada actualización o revisión).

• Toma la iniciativa para obtener los recursos necesarios, cuando sea necesario.

• Asegura que todas las personas estén ocupadas en todo momento trabajando en las actividades del evento KAIZEN™ y no trabajen en los negocios como de costumbre (BAU), según lo acordado antes del comienzo del evento.

• Asegura que hacia el final del evento KAIZEN™, el líder del proyecto asuma la propiedad y la responsabilidad de liderar el evento.

• Asegura un enfoque futuro con respecto a la documentación, revisión y completar acciones después del evento; garantiza eventos futuros, documentando nuevos procesos estandarizados y modificados, rastreando los KPI’s relevantes y auditando los procesos nuevos para que se sustenten a lo largo del tiempo.

Finalmente, una organización que realmente ha tomado la iniciativa de transformar la organización en una que esté continuamente enfocada en la mejora continua, debe desarrollar recursos internos calificados. Esto incluye evaluar a los líderes de eventos de KAIZEN™ sobre las habilidades de facilitación y proporcionarles comentarios y asesoramiento para mejorar sus habilidades, y tal vez internamente, certificarlos y recertificarlos según una lista de requisitos, como los que se proporcionan en este artículo. Al hacer esto, hay una probabilidad mucho mayor de lograr los objetivos estratégicos de la empresa durante el evento KAIZEN™, y una probabilidad mucho mayor de mejora y de establecer una cultura de mejora continua.

Este artículo apareció por primera vez en línea el 9 de mayo de 2018, en Quality Digest, un socio en línea de Kaizen Institute.