Un Catch-22 es una situación paradójica de la cual un individuo no puede escapar debido a reglas o limitaciones contradictorias y para un supervisor de producción es que debe capacitar a los nuevos trabajadores adecuadamente para que dominen las habilidades para el trabajo, pero sus propias tareas diarias no pueden esperar. Dedicar tiempo para capacitar a los trabajadores es especialmente desafiante si usted es un fabricante pequeño-mediano (SMM) con plazos ajustados y diarios.

“Quiero hacer tiempo para capacitar a nuevos trabajadores, pero ¿cómo se supone que debo hacer eso y hacer mi trabajo? ¿Cómo se supone que debo lidiar con los problemas de línea y entrenar a alguien nuevo al mismo tiempo?”

Como líder y coach de mejora de procesos junto a la “South Carolina Manufacturing Extension Partnership”, escucho inquietudes como estas todo el tiempo por parte de los supervisores de SMM, que se han visto obligados a capacitar y entrenar a nuevos trabajadores mientras intentan hacer su propio trabajo.

Pero posponer el entrenamiento es como posponer el cambio de aceite en su automóvil a pesar de que su cuentakilómetros está a 52.000 Kilómetros, y el cambio de aceite se debío realizar a los 50.000 kilómetros. Probablemente pueda posponer el cambio de aceite y conducir un par de cientos de kilómetros más, y el automóvil funcionará bien. Luego son otros 200 kilómetros, y piensas: "OK, puedo seguir haciendo esto por un tiempo".

Cada día que conduces ese automóvil, entrará un poco más de suciedad en el motor. Finalmente, el auto ya no funcionará. Postponer el mantenimiento del auto tiene un efecto dominó similar a posponer el entrenamiento y la formación de las personas.

Un gerente puede posponer la capacitación un día o incluso una semana porque se debe realizar un gran envío. Por supuesto, no debe ignorar ese plazo de envío. Pero si continúa retrasando la capacitación, eventualmente no tendrá las personas para administrar el negocio de manera efectiva y eficiente.

Cuando me encuentro con fabricantes en esta situación, les pregunto: "¿Qué pasaría si pudieran completar una capacitación en profundidad en la mitad del tiempo actual y sin interrupciones en la producción?"

Preparar a su fuerza laboral rápidamente con las habilidades que necesitan para superar a la competencia comienza con TWI, que significa entrenamiento dentro de la industria.

TWI: Enseñando al profesor

TWI fue desarrollado durante la Segunda Guerra Mundial para entrenar de manera rápida y consistente a las "Rosie the Riveters", que eran las mujeres que entraron a trabajar en fábricas y astilleros en EE.UU y eran nuevas en el mundo de la producción y manufactura. Este enfoque de entrenamiento rápido y consistente permitió a la industria estadounidense superar al enemigo. En esencia, TWI transformó a las empresas productivas de EE. UU. en Lean siendo máquinas productivas que ayudaron a ganar la guerra.

Hoy en día, estos fundamentos se utilizan para reducir el tiempo de formación y mejorar los procesos de producción. A largo plazo, este proceso de capacitación está diseñado para crear una cultura de respeto, comunicación sólida y cooperación, para obtener resultados al final de la línea. Cuando ayudo a los fabricantes a adoptar TWI, les doy a los supervisores y expertos en la materia pasos específicos para brindar a sus trabajadores la capacitación que necesitan para hacer bien su trabajo. TWI enseña cómo enseñar cada paso en el proceso de aprendizaje y cómo las personas aprenderán cada paso.

Algunas personas piensan en un viejo proverbio chino cuando escuchan sobre TWI: “Dale un pescado a un hombre y lo alimentarás por un día. Enseña a un hombre a pescar y lo alimentarás toda la vida.

Pero realmente va mucho más allá de enseñarle a una persona a "pescar". TWI establece confianza que construye relaciones. Los supervisores reciben el tiempo y los recursos para convertirse en excelentes instructores.

TWI puede:

• • Proporcionar a los expertos y supervisores de fabricación las herramientas que necesitan para capacitar de manera rápida y constante a los nuevos trabajadores.
• • Ayudar a capacitar a los trabajadores existentes, de modo que en lugar de solo supervisores que enseñan a los trabajadores a pescar, toda la fuerza laboral aprenda a pescar de manera más eficiente.
• • Establecer la mejor manera para que cada supervisor capacite a su gente y cree un nuevo estándar de cultura de trabajo (todos trabajan juntos).

Para explicarlo en conceptos básicos, las compañías que han participado en TWI han visto como se reduce a la mitad el tiempo de transición desde que son nuevos empleados a trabajadores productivos, con reducciones inmediatas en chatarra y retrabajo, mejorando la productividad laboral. No lleva mucho tiempo ver que la moral mejora entre los trabajadores nuevos y experimentados.

El éxito de TWI comienza con el dominio de las herramientas de capacitación adecuadas:

• • Relaciones laborales (JR)
• • Instrucción de trabajo (JI)
• • Métodos de trabajo (JM)

Para sentar las bases para TWI, primero debe aprender a generar confianza a través de las relaciones laborales.

Relaciones laborales: Eliminar Obstáculos de Entrenamiento

Las relaciones laborales enseñan a los supervisores cómo construir relaciones positivas con los trabajadores al tiempo que aumenta la cooperación y la motivación. Fomenta un comportamiento más orientado al equipo donde las personas se tratan entre sí de manera justa y con respeto, y da como resultados trabajadores que se preocupan más por hacer el trabajo correctamente que hacerlo a su manera.

Las relaciones laborales comienzan con la confianza. Sin confianza en el lugar de trabajo, nada es fácil. Hacer el trabajo se convierte en una batalla cuesta arriba.

Supongamos que soy un supervisor que te enseña. Voy a comenzar enseñándote rápidamente cómo hacer una determinada tarea. Luego te dejaré por un tiempo para ir a hacer mi propio trabajo. La capacitación fue improvisada y apresurada, y ahora ya no estoy disponible, por lo que tendrás que descubrir cómo hacer el trabajo por tu cuenta. Puedes sentir que lo estás haciendo bien, pero probablemente no estás haciendo el trabajo de la manera más rápida o segura, y es posible que no estés produciendo el producto de mejor calidad.

Cuando finalmente regrese y trate de reestructurarte, ya era demasiado tarde para corregir los malos hábitos que habías desarrollado. Te ofendes cuando trato de decirte que lo que descubriste por tu cuenta está mal. Ahora es un desafío lograr que hagas el trabajo correctamente porque te dejo aprenderlo "a tu manera". ¡Los malos hábitos son muy difíciles de romper!

Con la capacitación en relaciones laborales, entiendo lo importante que es construir una relación de confianza con usted, por lo que le habría brindado la capacitación necesaria para prepararse para el éxito. Antes de entrenarlo, ya habría aprendido a enseñar el primer paso de la línea y cómo probablemente aprendería ese paso. Enseñarle una habilidad valiosa construiría nuestra relación de confianza.

Instrucción de Trabajo: Desarrollo de las habilidades de enseñanza correctas para un aprendizaje constante

Las instrucciones de trabajo estandarizan cómo se deben enseñar los trabajos y les enseña a los supervisores a cómo capacitar a los trabajadores para realizar la labor de manera correcta, segura y consciente. Este proceso beneficia el resultado final de la fabricación porque los supervisores pasan menos tiempo repitiendo lo que saben a los nuevos trabajadores y menos tiempo arreglando los errores de estos. 

Una vez que el supervisor ha dominado los fundamentos de la instrucción laboral, la enseñanza se vuelve más efectiva y eficiente que el método típico de "sígueme y haz lo que hago". Cuando un nuevo trabajador simplemente sigue al supervisor, la experiencia de aprendizaje no está programada. Su experiencia de aprendizaje se basa en las tareas de producción que el supervisor tuvo que terminar ese día. Entonces, si los transportistas no funcionan bien ese día, o si hay un problema con la línea de alimentación, eso es lo que un nuevo empleado aprenderá ese día, no necesariamente las habilidades que la nueva persona necesita para hacer su trabajo.

Con la instrucción de trabajo estandarizada, por otro lado, el supervisor ha definido los pasos para dar a los nuevos y a otros trabajadores la capacitación que realmente necesitan.

La instrucción de trabajo cierra el ciclo del proceso TWI:

• • Proporcionar una metodología para la estandarización del entrenamiento.
• • Enseñar las habilidades más rápido, mejor y de manera más consistente de alumno a alumno.
• • Reforzar la relación de confianza, para que después de que el trabajador domine la tarea, pueda confiar en que otros se comuniquen efectivamente en un entorno de equipo.

Métodos de trabajo: Construyendo las bases para el éxito del entrenamiento

Los métodos de trabajo proporcionan una metodología probada para eliminar los "desperdicios" de los procesos tanto para supervisores como para operadores.

Para que los métodos de trabajo funcionen, debes estar abierto al cambio. Los métodos de trabajo se basan en pequeños cambios incrementales para la mejora continua, similar a los ciclos rápidos de planificar-hacer-verificar-actuar (PDCA) en una filosofía de Toyota Kata. También incorpora algunos fundamentos Lean, donde hemos aprendido que algunas de las mejores ideas provienen de personas que hacen el trabajo directamente.

Pero Lean a menudo carece de la cultura de confianza que alienta a los trabajadores a compartir sus ideas. TWI elimina los obstáculos como la desconfianza durante la fase de relaciones laborales, que es fundamental para que los trabajadores se sientan lo suficientemente seguros como para ofrecer nuevas ideas y puedan estar abiertos a pequeños cambios incrementales a través de métodos de trabajo.

Debido a que las relaciones de trabajo se ha establecido confianza, los trabajadores se sienten más en control cuando se realizan cambios en los métodos de trabajo para aumentar el flujo de trabajo y mejorar la calidad y la seguridad. Estas mejoras en el proceso pueden continuar sin mayores interrupciones en la producción. El resultado es una mayor colaboración laboral sin temor al rechazo o la vergüenza.

TWI: dar a los fabricantes pequeños y medianos una ventaja competitiva

TWI crea un entorno de trabajo que en realidad reduce los gastos generales al eliminar errores costosos de los trabajadores y mejorar la seguridad de la producción.

Ayuda a los gerentes de alto nivel, supervisores, líderes y otros cargos a adoptar un comportamiento de liderazgo.

¡Imagina un lugar de trabajo que fomenta el respeto mutuo! TWI elimina los desafíos causados por la desconfianza, por lo que el trabajo se acaba de hacer.

TWI construye:

• • Cultivo de trabajadores.
• • Moral mejorada.
• • Mejor comunicación.
• • Trabajo en equipo.
• • Mayor flujo de trabajo.

Cualquier SMM puede adoptar rápidamente TWI para ayudarlo a obtener una ventaja competitiva sobre los competidores industriales más grandes sin gastar más en programas de entrenamiento y formación. Para comenzar, la gerencia crea un plan de formación para aproximadamente dos meses con tiempo de capacitación designado incorporado cada semana para supervisores o expertos en la materia. Siguiendo el marco de TWI, los empleadores pueden llevar a los trabajadores desde cero experiencia a competencia total en la mitad del tiempo.

TWI brinda a los supervisores las herramientas que necesitan para realizar un excelente trabajo de entrenamiento para que los trabajadores tengan más confianza, se involucren más y las empresas reduzcan costos y ahorren dinero a largo plazo. ¡Son tres buenas razones por las que la alta gerencia debe dejar de posponer ese cambio de aceite!

Este artículo apareció por primera vez en línea el 3 de mayo de 2011, en Quality Digest, un socio en línea de Kaizen Institute.