La situación global actual con respecto al COVID-19, ha llevado a muchas empresas a solicitar que sus trabajadores se comprometan en sus tareas diarias de forma remota, desde sus hogares. Estas medidas se tomaron en respuesta a los consejos del gobierno, para limitar la exposición al coronavirus. Sin embargo, para las empresas cuyas rutinas diarias no están ajustadas al uso de herramientas digitales, y para quién no se ha planifacado para tal escenario, existe una gran probabilidad de que este cambio de la noche a la mañana haya tenido un impacto negativo inmediato en el negocio de la compañía.
Cuando los trabajos en equipos se mueven hacia el trabajo remoto, ellos tienden a tratar de tomar sus formas de trabajo de la oficina y replicarlos en el espacio remoto. Esto puede llevar a varios problemas, el más común es la falta de comunicación y coordinación entre los diferentes miembros del equipo. Los líderes frecuentemente encontrarán que los miembros de sus equipo comparten tareas/entregables sin saberlo o que estos entregables no cumplen con los requerimiento. Otra preocupación que los líderes pueden enfrentar es la falta inherente de visibilidad sobre las actividades del equipo. Esto puede resultar en una carga de trabajo desigual para cada miembro del equipo, ya que no se puede medir fácilmente. Los trabajadores remotos describen la colaboración y la comunicación como su mayor desafío y dificultad cuando trabajan a distancia.
Para resaltar otro desafío, usemos el ejemplo de un miembro del equipo que requiere ayuda del líder en un entorno de trabajo remoto versus un entorno de trabajo en la oficina. En un entorno de oficina, es solo cuestión de pasar por el escritorio del líder y pedir orientación. En contraste, en un entorno de trabajo remoto que funciona pobremente, el miembro del equipo tendría que llamar al líder del equipo y esperar que estén disponibles en ese momento. Como resultado, el miembro del equipo a menudo intentaría resolver el problema sin ayuda o llamando a otro compañero, interrumpiéndolo en completar sus propias tareas.
Para superar esto, el líder puede ver conveniente organizar reuniones virtuales diarias. Al igual que las reuniones presenciales, es muy común que estas reuniones online comiencen tarde, resultando en un sentimiento de malestar entre los empleados que comienzan a ver una parte crucial del día como una pérdida de tiempo y esfuerzo. Esto puede empeorar por el hecho de que un miembro del equipo puede verse obligado a participar en varias reuniones, cada una con los mismos problemas. Si a esto le sumamos el trabajo con tecnología y herramientas para las cuales los equipos no han sido capacitados para usar, queda muy claro por qué las empresas aún tienden a preferir el ambiente clásico de oficina en vez del ambiente virtual.
Los desafíos discutidos anteriormente tienen varias causas raíz comunes. La más común de estas es el hecho de que las empresas y organizaciones han tenido que pasar a una forma de trabajo radicalmente diferente sin haber construido una estructura o estrategia para estas nuevas rutinas diarias. Debemos tener en cuenta que muchos líderes de equipo han recibido poca o ninguna capacitación formal para mantener un equipo en el espacio remoto y, por lo tanto, les resultará difícil establecer estándares efectivos para maximizar la eficiencia de su equipo. Sin estándares adecuados para difundir la información y realizar una reunión correctamente, es natural que los equipos no obtengan el máximo beneficio de la sesión informativa diaria. Además de estándares adecuados, también es importante que los líderes sean conscientes de la gran cantidad de herramientas que ellos tienen a su disposición para ayudarlos en la gestión diaria de sus equipos.
En un entorno de oficina, la mayoría de los equipos comenzarán su día con una sesión informativa diaria para alinear las expectativas del día y los entregables junto a los miembros del equipo. Entonces, con todas las preocupaciones anteriores en mente, ahora diseñemos el entorno ideal de reunión online de equipo. Una reunión diaria del equipo debe comenzar exactamente a la misma hora todos los días, sin excepción. Esto garantiza que los participantes formen sus rutinas diarias en torno a la reunión y minimiza el absentismo y los atrasos. Cuando se comunica virtualmente, la mejor manera es participar con un video chat (seguido por audio, mensajes y emails). Una reunión visual no solo permite una mejor comunicación, sino que también permite el uso de herramientas visuales que agregan dinámicas a la agenda, a través del uso compartido de la pantalla.
La reunión diaria debe tener una agenda estructurada que siga un plan de trabajo, indicadores de desempeño (KPI’s) y un ciclo de mejora (PDCA). Esto ayudará a gestionar más de cerca el trabajo en curso, así como la motivación y la energía de las personas y del equipo. Se puede seguir el progreso a través de código de colores (verde, amarillo y rojo); Los indicadores de desempeño deben ser facilmente entendidos, actualizados e interpretados para que los miembros del equipo puedan seguir mejor su propio desempeño y el del equipo en general. Esto también debería aumentar el sentido de responsabilidad entre los miembros del equipo cuando el plan de trabajo es claro y compartido por todos. Ser elogiado públicamente por un buen trabajo puede ser una gran motivación para tener un buen desempeño en el trabajo.
Al asignar trabajo, es mejor dividirlo en fases cortas (de aproximadamente 90-120 minutos cada una) con su propio objetivo de entrega establecido. Esto ayuda a los miembros del equipo a mantener su ritmo de trabajo y facilita el seguimiento. Cumplir las metas del plan de trabajo significa que el equipo aun está en a tiempo con sus entregas diarias. De esta manera, el líder del equipo puede proporcionar una mejor orientación y asistencia a su equipo. Además, completar las entregas diarias permite a los empleados desconectarse después del trabajo; este es uno de los mayores desafíos del trabajo remoto.
Los líderes de equipos remotos también deberían intentar aprovechar al máximo los softwares disponibles. Tener una plataforma de archivos compartidos centralizada como Dropbox o OneDrive, es crucial. SharePoint puede permitir a los miembros del equipo editar simultáneamente documentos y programas almacenados en esta plataforma central. Tener una sala de chat de equipo en Slack o Microsoft Teams puede ayudar a mantener una comunicación fuerte y efectiva entre los miembros del equipo. El uso de herramientas potentes pero accesibles de análisis de datos, como Power BI o Tableau, permite que los datos sean comunicados de tal manera que puedan contar una historia. Herramientas como Microsoft Teams, Miro o Trello son de gran ayuda para que los líderes construyan sus tableros digitales y gestionen reuniones de forma remota. Para aquellos que prefieren usar las herramientas que ya tienen, estos elementos de reunión se pueden crear en Excel o PowerPoint, con el líder del equipo compartiendo su pantalla. Independientemente de la herramienta utilizada, los líderes deben compartir la agenda de la reunión con el equipo y alentar a los miembros del equipo a participar de manera ordenada, creando una dinámica y asegurando que todos se involucren.
Ahora que más empresas se han visto obligadas a trabajar de forma remota, por el tiempo que se viene, es fácil prever que con los empleados que hayan experimentado los potenciales beneficios de primera mano, esto pronto se convertirá en la norma y no en la excepción. Ahora depende de las empresas y los dueños del negocio asegurar de que estén preparados para sacar ventaja de esta nueva realidad. Rediseñando los procesos de negocio para aprovechar los beneficios del trabajo remoto puede probar ser una ventaja competitiva una vez que la economía esté lista para recuperarse.
