Cuando se habla de Lean, generalmente las personas tienden a centrarse en la parte de gestión de procesos. Sin embargo, pocos se dan cuenta de que la simple adopción de las herramientas de administración más emblemáticas, como KANBAN, no necesariamente trae la mejora deseada si no se cambia la forma de liderar.
¿Por qué es necesario el liderazgo Lean?
Como metodología, Lean se centra en proporcionar el máximo valor al cliente de la manera más eficiente posible. Por lo tanto, cualquier gerente que esté decidido a lograr esto necesita poner un gran énfasis en la mejora continua.
El desafío con la mejora continua es que es difícil de sostenerla con tácticas de liderazgo tradicionales que dependen en gran medida de la toma de decisiones centralizada, con poca involucración con las personas del Gemba (“dónde se agrega valor”).
De esta forma, es justo decir que si un “line manager” no está listo para hacer cambios en su forma de liderazgo, no debe pedirle a su equipo que cambie su forma de trabajar.
Modelo de liderazgo KAIZEN™ Lean
El modelo de liderazgo KAIZEN™ Lean se basa en la creencia que la meta del líder es formar nuevos líderes.
Para lograr esto, debe reconstruir su estrategia de liderazgo en torno a 6 principios:
1. Ir a Gemba
2. Desarrollar una mente KAIZEN™ o Mejora Continua
3. Desafiar
4. Facilitar el trabajo en equipo en todos los niveles.
5. Coaching y mentoring “everyday”.
6. Respeto por las personas.
Para involucrar a las personas de la organización, los líderes deben generar desafíos en su trabajo para que busquen mejores formas de hacerlo.
Cuando se desafía y se le da la libertad de buscar mejoras, una persona puede desarrollar una mentalidad KAIZEN™ centrada en resolver problemas, no sólo siguiendo las instrucciones de sus jefes. Para esto, se usa el ciclo de mejora continua que contiene cuatro pasos: Planear-> Hacer-> Verificar-> Actuar (PDCA, de sus siglas en inglés). Como líder Lean, debe ser formador y dar coaching todos los días a su equipo en cada paso del proceso.
Para facilitar el entorno Lean necesario, el líder debe “preguntar” a su equipo más que decir “qué hacer”, iterando entre coaching y mentoring. Realizar caminatas frecuentes fuera de la oficina (Gemba Walks), comunicarse y apoyar libremente a cada persona, ayudará a llevar a su equipo a su máximo potencial.
En lo anterior, el respeto por las personas es crucial para el éxito de cualquiera que se esfuerce por ser un líder Lean.
Aquí es importante explicar que el respeto por las personas no se trata solo de ser amable con su equipo. Es el reconocimiento de que el trabajo, opiniones e ideas de mejora son importantes, deben ser consideradas y reconocidas, bajo un ambiente de trabajo en equipo.
El rol de liderazgo Lean
El líder Lean es más un maestro que un gerente. Si está decidido a hacer que la metodología funcione en su organización, debe alentar a su equipo a mejorar continuamente sus habilidades físicas y sociales. Para que el modelo de liderazgo Lean funcione, debe poner mucho énfasis en la cultura. Entre los elementos más importantes de los cuales debe estar la confianza y la transparencia. Ya sea que esté en un rol de liderazgo formal o no, se debe liderar con el ejemplo y vivir de acuerdo con lo que predica.
El líder Lean debe ser cercano, debe motivar la generación de ideas para mejorar, enseñar utilizando herramientas como Job Instructions y apoyar la solución de problemas entre las personas con Job Relations.
El líder Lean, debe saber cuando ser un Coach y cuando un Mentor, y asegurar sacar lo mejor de cada persona de su equipo y organización. A través de preguntas poderosas ayudará a que las personas vean soluciones que antes no visualizaban, logrando que las personas lleguen a mejores resultados por sí mismo.
El rol de líder es permitir que cada persona aprenda y experimente, estableciendo una Matriz de Competencias adecuada para el aprendizaje de conocimientos y el desarrollo de habilidades, para formar colaboradores que se empoderen de sus puestos de trabajo, tomen decisiones adecuadas, trabajen colaborativamente y estén motivados en la mejora continua.
Es importante dentro del liderazgo Lean, usar la Estandarización y Gestión Visual para propiciar las mejores prácticas y mantener al equipo alineado para alcanzar un objetivo común y las metas establecidas.
La visualización es el mejor aliado aquí. Usando métodos como Hoshin Kanri (plan estratégico), el KAIZEN™ de Lideres y el KAIZEN™ Diario (reuniones efectivas y eficientes), se pueden desplegar los objetivos estratégicos de la alta gerencia (3 a 5 años) a los distintos niveles de la organización (a 1 año) y dividirlos en múltiples KPIs, proyectos y tareas más pequeñas, para el logro de las metas. Aún mejor, podrá visualizar las dependencias entre las diferentes áreas para el logro de los objetivos y mantener a todos informados sobre cómo encajan sus tareas en el panorama general.
Para maximizar el valor para sus clientes, todos en la organización deben comprender cómo fluye a través de su organización desde la concepción de los productos y servicios, hasta la entrega.
Hábitos KAIZEN™ de Lideres
Existen hábitos que ayudarán a convertirse en un líder Lean de alto desempeño.
Realice KAIZEN™ Diario
El líder, como parte del equipo, debe estar presente en las reuniones en Gemba. Recomendamos reuniones diarias y semanales efectivas y eficientes de los equipos naturales (KAIZEN™ Diario), que permitan visualizar desviaciones en los paneles de KPIs, definir acciones correctivas con responsables y fechas de entrega y así realizar mejora continua oportunamente.
Al contar con paneles y herramientas visuales , se permitirá la involucración de las personas de la organización para su información y participación (Gestión Visual).
De esta forma se logrará sincronizar el progreso en iniciativas importantes, discutir cualquier bloqueo existente o potencial y alinearse con lo que se espera que suceda durante el día y con los objetivos establecidos.
Leader Standard Work
Tener estandarizado un porcentaje de las actividades de los líderes, permitirá rutinas y caminatas en el Gemba para monitorear el flujo de trabajo a lo largo de los procesos que ayudarán a ser un coach más efectivo, identificar oportunidades de mejora para el trabajo de su equipo y los resultados de los procesos, junto con escuchar las necesidades de las personas en sus puestos de trabajo y trabajar en equipo para solucionarlas.
El líder podrá llevar el análisis del flujo de los materiales y de información buscando formas de mejorar el flujo de la cadena de valor de su empresa.
Proporcione Improvement & Coaching KATA Regularmente
Como parte del rol de líder, el hacer coaching periódicamente a los niveles intermedios a través de técnicas como el Improvement and Coaching KATA (I&C Kata), permitirán formar una estructura mental de Resolución de Problemas eficiente y eficaz, a través del “Pensamiento A3”, PDCA y la Mejora Continua. De esta forma, se potenciará el desarrollo de nuevos líderes y nuevas habilidades a las personas de la organización.
En conclusión
El liderazgo Lean es necesario para lograr los objetivos y metas de la empresa. La función principal del líder es entrenar nuevos líderes, empoderar a las personas en sus puestos de trabajo y ayudar a su equipo a adoptar una cultura de mejora continua. Un verdadero líder Lean es impulsado por lo que agrega valor y pone las necesidades del cliente en primer lugar.
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