Los gobiernos a nivel mundial han aliviado o planeado aliviar las restricciones de las cuarentenas del COVID -19. Se espera que en los próximos meses las personas retrocedan hacia algún tipo de normalidad y probablemente se acostumbren a la nueva normalidad. No estamos seguros de cuándo cambiará la situación; sin embargo, su impacto en la humanidad durará por décadas.

En esta coyuntura crítica donde las organizaciones están tratando de reducir las pérdidas y salir fortalecidas, la semana pasada Kaizen Institute realizó encuestas, analizó los datos y desarrolló un conjunto de recomendaciones o estrategias de mejora, que se agrupan bajo tres pilares:

1. KAIZEN™ en Gestión de Crisis;

2. KAIZEN™ en la Estrategia de la Organización;

3. KAIZEN™ en Operaciones.

En este episodio, nos centraremos más en el segundo pilar, es decir, KAIZEN™ en la Estrategia de la Organización. Como ahora nos estamos preparando para una nueva normalidad, es el mejor momento para enmarcar nuevas estrategias, que tengan en cuenta las nuevas realidades. Este período ofrece una oportunidad para explorar el entorno y cambiar los paradigmas para tratar y probablemente incluso emerger más fuerte después de la crisis.

La crisis plantea diferentes conjuntos de desafíos, pero también brinda la oportunidad de implementar nuevas iniciativas KAIZEN™ para enfrentar los desafíos.

El pilar KAIZEN™ que se centra en la Estrategia de la Organización se compone de cinco iniciativas importantes que son las siguientes;

1. Desarrollar tableros digitales para el trabajo remoto;

2. Mejorar la Gestión de Proyectos en el Home Office;

3. Mejorar el KAIZEN™ Diario en el Home Office;

4. Incrementar las habilidades y competencias de los empleados;

5. Revisar la Estrategia Comercial para responder a los cambios en el medio.

Desarrollar paneles digitales para trabajo remoto

No podemos conducir un automóvil mirando por el espejo retrovisor, lo mismo ocurre en los negocios. Uno tiene que mirar hacia adelante y usar el tablero que ofrece datos en tiempo real para dirigir y navegar. Hablando de tablero y medición, la selección de métricas clave para monitorear es muy importante y obviamente variará para una organización y proceso diferentes.

Las métricas nos ayudan a hacer las "preguntas correctas", pero ¿cuál es la pregunta correcta? Se trata de identificar los cambios que necesitamos hacer en nuestros procesos comerciales "ahora"; para aumentar los ingresos, maximizar la rentabilidad o reducir el riesgo. En este entorno COVID; Las métricas relacionadas con el flujo de caja son más importantes que las métricas convencionales de rentabilidad.

Según el principio fundamental de KAIZEN™, los paneles mejoran la transparencia y la comunicación y ayudan a responder todas las preguntas rápidamente para garantizar la colaboración entre los equipos y la toma de decisiones oportuna. Un tablero digital con buenos servidores de visualización de datos ayuda muy bien para este propósito.

Mejorar la gestión de proyectos al trabajar desde casa

La Ley de gestión de proyectos dice: "Un proyecto está retrasado y sobrepasa su presupuesto el día en que se inicia". En el entorno posterior a Covid, cuando uno comienza a adoptar el trabajo remoto y si los proyectos no se manejan bien en un entorno remoto, la manifestación de la ley antes mencionada seguramente se magnificará. Así que, ¿Que hace uno? Necesitamos mejorar la gestión de proyectos mientras trabajamos de manera remota.

Esto se puede hacer estableciendo de antemano las estructuras del equipo del proyecto, los KPI y los procesos necesarios, invirtiendo en las tecnologías digitales adecuadas que promuevan la colaboración y la gestión digital del trabajo. Por último, pero no menos importante, tenemos que estimular y fortalecer aún más la cultura laboral, mientras trabajamos de forma remota. En un entorno de trabajo remoto, los miembros pasivos del equipo están bloqueados y, por lo tanto, uno debe ser innovador en lo que respecta a la colaboración, la comunicación y el compromiso.

Mejorar la Gestión de Proyectos en el Home Office

Los médicos y funcionarios de salud aconsejan mejorar nuestro sistema inmunológico. Si nuestra inmunidad es buena, podemos luchar incluso si nos infectamos. Lo mismo es cierto para las organizaciones. Las organizaciones pueden desarrollar inmunidad al participar en el trabajo estándar y en el KAIZEN™ diario, que es uno de los cuatro pilares del modelo de cambio KAIZEN™.

Mejorar el KAIZEN™ Diario en el Home Office

Los médicos y funcionarios de salud están aconsejando mejorar nuestro sistema inmunológico. Si nuestra inmunidad es buena, podemos luchar incluso si nos infectamos. Lo mismo es cierto para las organizaciones. Las organizaciones pueden desarrollar inmunidad al participar en el trabajo estándar y en el KAIZEN™ diario, que es uno de los cuatro pilares del KAIZEN™ Change Management.

En el trabajo remoto, el KAIZEN™ diario se vuelve aún más importante. El modelo Ver-Resolver-Mantener-Mejorar de KAIZEN™ diario necesita ser revitalizado con el tablero digital (para mejorar el “ver”), para establecer los procesos de comunicación y autoridad para tomar decisiones; tanto dentro de los equipos como entre equipos (para permanecer enfocado en la solución), hacer estándares visuales / digitales (para mantener) y ser proactivo para impulsar mejoras.

Incrementar las habilidades y competencias de los empleados

Incluso antes del COVID-19, muchas compañías estaban explorando tecnologías digitales. Con procesos que dependen mucho de las personas, la necesidad era evidente. Sin embargo, a menudo los costos y la resistencia a la adopción digital fueron los pesos muertos. La razón principal de la resistencia de los empleados a las nuevas soluciones digitales se debe en gran medida a la falta de competencia. El COVID ha dado a estas organizaciones la oportunidad de digitalizarse y desarrollar competencias en los empleados rápidamente. El mejor ejemplo son los institutos educativos, donde la mayoría de los miembros no eran competentes para impartir clases en línea. Sin embargo, debido a esta situación de Covid, los docentes han sido obligados a realizar sesiones en línea para los estudiantes. Han aprendido sobre la marcha y bajo crisis. Sin embargo, para ayudar a mejorar la preparación, las organizaciones y todo tipo de institutos pueden adoptar estrategias de tres puntos; (1) Programa de desarrollo rápido de habilidades para el profesorado existente, (2) Evaluar su competencia de forma regular como parte de la evaluación del desempeño y (3) Hacer que las habilidades de enseñanza en línea formen parte de los criterios de selección del personal docente nuevo.

De manera similar, existe un gran desplazamiento de mano de obra en muchas organizaciones y TWI (Training Within Industry), un poderoso módulo dentro del Modelo KAIZEN™, puede ser de gran ayuda para desarrollar rápidamente nuevas habilidades. Será una continuación de la iniciativa de desarrollo rápido de habilidades bajo KAIZEN™ en Gestión de Crisis.

Revisar la Estrategia Comercial para responder a los cambios en el medio

Por último, pero no menos relevante, la pregunta más importante después de la cuarentena es "¿nuestra estrategia comercial actual sigue siendo válida?"

¿Tenemos pedidos / requerimientos para productos / servicios existentes?

Por ejemplo, una buena comida o incluso un restaurante para sentarse tiene que centrarse ahora en las opciones de comida para llevar y los nuevos embalajes y la logística para la entrega a domicilio generarán cambios significativos en el segmento de comidas finas. ¡El concepto de la fiesta virtual ya está surgiendo!

Hemos ordenado, pero ¿tenemos la materia prima?

Para muchas organizaciones, el material está atascado en el puerto o algún otro socio de la cadena de suministro no puede entregarlo. Sin embargo, este puede ser un fenómeno temporal, puede tener un impacto duradero que obligará a las organizaciones a repensar sus estrategias de cadena de suministro, incluidos el abastecimiento, el almacenamiento y la logística.

Hemos ordenado, tenemos materia prima pero no tenemos mano de obra capacitada

Requeriremos mano de obra para ejecutar las operaciones, así como para mantener la planta.

Es probable que los defectos en los productos, los rechazos y las averías de la máquina aumenten en este escenario, ya que pueden faltar las manos viejas y las nuevas no tienen la habilidad suficiente. Kaizen Institute puede ayudar a las organizaciones en ambos aspectos. Hemos probado módulos a tiempo para abordar estos problemas de evaluación y desarrollo rápido de habilidades.

En pocas palabras, El Covid nos ofrece a todos la oportunidad de desafiar nuestro paradigma y nuestras estrategias tradicionales. Es hora de repensar y rediseñar nuestro futuro.